Модуль управления договорами

1. Назначение системы

Система предназначена для автоматизации процессов предприятий заказчиков связанных с деятельностью по договорам. Схема работы с договорам, заложенная в системе, может применяться как для основной деятельности компании, так и для автоматизации не стержневых процессов. При необходимости система позволяет внести изменения в алгоритмы работы, для удовлетворения специфики процессов заказчика.

1.1 Потребители системы

Система поддерживает следующие профили доступа:

• Администратор системы
• Менеджер по работе с клиентами
• Менеджер по работе с поставщиками
• Бухгалтер
• Кассир
• Директор

1.2 Варианты использования системы

1.2.1 Объекты системы.

В системе существуют следующие объекты:

• Справочник товаров/услуг
• Справочник контрагентов
• Договор с клиентом
• Договор с поставщиком
• Акт приемки
• Акт передачи
• Приходная накладная
• Расходная накладная
• Приходный кассовый ордер
• Расходный кассовый ордер
• Входящее платежное поручение
• Платежное поручение
• Счет
• Активность (CRM модуль)

1.3 Ведение справочника товаров/услуг.

В системе реализован справочник товаров/услуг, позволяющий задавать следующие параметры для каждого элемента: код, наименование и другие.

Для справочника товаров/услуг доступны следующие функции:

• Просмотр
• Добавление
• Изменение
• Удаление

1.4 Ведение справочника контрагентов.

В системе реализован справочник контрагентов, разделенный на следующие разделы:

• Внутренние
• Юр лица
• Внешние

Справочник контрагентов является иерархическим, где в качестве иерархии могут выступать структурные подразделения организаций и сотрудники.

Для справочника контрагентов доступны следующие функции:

• Просмотр
• Добавление
• Изменение
• Удаление

1.5 Ведение договоров.

В системе предусмотрена возможность ведения договоров двух видов: договора с клиентами и договора с поставщиками, оба вида договоров имеют достаточно схожее поведение. Все операции, производимые в системе по любому договору, содержат информацию об этом, т.е. во всех первичных документах и учетных операциях отслеживаться явная принадлежность.

Любой договор представляет собой набор правил, по которым происходит взаимодействие с данным партнером, а также отображается текущее состояние и история взаиморасчетов. Для обеспечения возможности ведения взаиморасчетов предусмотрены два вида операций влияющие на баланс по договору: задолженности и оплаты, при этом задолженности могут возникать вследствие фиксации факта оказания услуг (акт) и поставки товаров (накладная), а оплаты могут происходить наличным (кассовый ордер) и безналичным (платежное поручение) способами.

Помимо финансовой информации непосредственно влияющей на баланс так же предусмотрена возможность выписки, заведения и хранения счетов (как исходящих, так и входящих) и другой информации в виде активностей (CRM модуль).

Таким образом, перечень документов системы, которые могут быть задействованы в рамках работы по договорам, исчерпывается следующим:

Договор с клиентами

• Акт передачи
• Расходная накладная
• Приходный кассовый ордер
• Входящее платежное поручение
• Расходный кассовый ордер (Возврат денег клиенту)
• Платежное поручение (Возврат денег клиенту)
• Счет
• Активность

Договор с поставщиками

• Акт приемки
• Приходная накладная
• Расходный кассовый ордер
• Платежное поручение
• Приходный кассовый ордер (Возврат денег от поставщика)
• Входящее платежное поручение (Возврат денег от поставщика)
• Счет
• Активность

Для удовлетворения различных вариантов применения системы в договоре могут быть заданы следующие параметры, определяющие правила поведения:

• Контрагент - контрагент, с которым заключен договор, с ним будут происходить все взаиморасчеты в рамках договора.
• Юридическое лицо - одно из юридических лиц компании холдинга, от имени которого и будет происходить учет.
• Дата регистрации - дата создания документа в системе.
• Дата заключения - дата подписания реального бумажного Договора.
• Дата начала действия - дата, с которой договор начинает действовать.
• Дата завершения действия - планируемый срок завершения действия.
• Тип договора - договора могут быть различных типов:
  • Периодический - по договору с заданным периодом времени начисляется задолженность. Определяются параметры: дата формирования (признак конца месяца, число месяца, кол-во дней в периоде, календарь платежей). Начисление задолженностей «ручным» способом не исключается
  • Итоговый - известна сумма договора (или другие параметры, определяющие полноту выполнения, например: список товаров к поставке). Начисление задолженностей производится «ручным» способом.
  • Рамочный - по договору нет никаких ограничений. Начисление задолженностей производится «ручным» способом.

Также договора позволяют вводить описательную информацию, касающуюся предмета заключения договора, информация описывает какие работы, услуги или товары, и в каком объеме должны быть оказаны или поставлены. Для описания данной информации используется список строк (спецификация) прикрепленный к договору, строки набираются из справочника товаров/услуг, для каждой позиции определяется количество (если это возможно) и цена. Трактовка описательной информации зависит от типа договора:

• Периодический: список позиций содержит позиции подлежащие включению в качестве задолженности в единичный период.
• Итоговый: список позиций содержит итоговый список позиций, при создании задолженностей позиции могут набираться из договора. Список позиций может редактироваться
• Рамочный: список позиций не обязателен.

Помимо параметров существует возможность получать следующую информацию: баланс по договору, сумма начисленных задолженностей, сумма платежей, список задолженностей и произведенных платежей, список счетов, список активностей, для итогового типа - процент исполнения договора.

Для договоров доступны следующие функции:

• Просмотр
• Добавление
• Изменение
• Удаление
• Ввод в действие
• Дополнение (изменение)
• Закрытие

1.5.1 Ведение договоров с клиентами.

В договоре могут быть заданы следующие дополнительные параметры, определяющие правила поведения системы:

• Необходимость выставления счета - определяет необходимость автоматического формирования счетов по акту/накладной.
• Необходимость начисления пени - признак, указывающий возможность начисления пеней по данному договору. Дополнительный атрибут для расчета пени - процент за день просрочки. Кнопка рассчитать пени.
• Выслать счет по Email - определяет адрес электронной почты, на который высылать счет в случае выставления.

Работа с договорами клиентов происходит следующим образом:

• Формируется договор с указанием всех необходимых атрибутов
• Договор вводится в действие (до этого момента по договору не могут происходить никакие действия)
• При периодическом типе договора по нему формируются Акт и/или Накладная и выставляется счет в случае соответствующего признака в договоре. Все документы формируются и регистрируются в системе автоматически согласно дате формирования. Каждый раз образуется задолженность клиента перед компанией на сумму равную суммам Накладной и Акта. Процедура начисления задолженности повторяется от даты начала действия договора до даты завершения.
• При любом типе договора существует возможность сформировать задолженность «ручным» способом, для этого необходимо создать Акт и/или Накладную. Счет будет выставлен автоматически в случае соответствующего признака в договоре.
• Заведение оплат (покрытие задолженности) по любому типу договора происходить «ручным» способом путем создания и регистрации соответствующего документа. Оплата по договору отличается от оплаты без договора только наличием информации о договоре. Для ввода входящих платежных документов используется интерфейс клиент-банк.
• Заведение возвратов денег клиенту по любому типу договора происходит «ручным» способом путем создания и регистрации соответствующего документа.
• Заведение счетов происходит как автоматически согласно параметру договора, так и «ручным» способом. Позиции и суммы счета могут быть никак не связаны с позициями и суммой договора. Счета являются аналитической информацией и никакой дополнительной нагрузки не несут.
• Работа с активностями в рамках договора не отличается от базового функционала работы активностей ничем, кроме информации о договоре.
• После ввода договора в действие редактировать его запрещено, но существует механизм дополнительных соглашений. Данный механизм позволяет создать копию существующего договора, указать что он является дополнительным соглашением к договору, внести необходимые изменения и зарегистрировать дополнительное соглашение. Дополнительное соглашение фактически содержит всю информацию необходимую для функционирования договора. В системе с момента ввода дополнительного соглашения происходит замещение содержания договора новой информацией, а старые параметры договора сохраняются. По договору существует возможность просмотреть всю историю его изменений.
• В случае завершения договора он закрывается, при этом система проверяет, что баланс по договору равен нулю.

(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) 1.5.2 Ведение договоров с поставщиками.

В договоре могут быть заданы следующие дополнительные параметры, определяющие правила поведения системы:

• Метод оплаты - определяет, каким образом будет производиться оплата через банк или кассу.

Работа с договорами поставщиков происходит следующим образом:

• Формируется договор с указанием всех необходимых атрибутов
• Договор вводиться в действие (до этого момента по договору не могут происходить никакие действия)
• При периодическом типе договора по нему формируются Акт и/или Накладная и документ на оплату: Платежное поручение (ПП) или РКО. Акт и Накладная формируются и регистрируются в системе автоматически согласно дате формирования, каждый раз образуется задолженность клиента перед компанией на сумму равную суммам Накладной и Акта. ПП или РКО формируются в системе автоматически согласно дате формирования на сумму равную задолженности, регистрация документов происходит согласно заложенному в систему сценарию при участии всех необходимых сотрудников. Процедура начисления задолженности и формирования документов на оплату повторяется от даты начала действия договора до даты завершения.
• При любом типе договора существует возможность сформировать задолженность «ручным» способом, для этого необходимо создать Акт и/или Накладную. Счет будет выставлен автоматически в случае соответствующего признака в договоре.
• Заведение оплат (покрытие задолженности) по любому типу договора может происходить «ручным» способом путем создания и регистрации соответствующего документа. Оплата по договору отличается от оплаты без договора только наличием информации о договоре.
• Заведение возвратов денег от поставщика по любому типу договора происходит «ручным» способом, путем создания и регистрации соответствующего документа. Для ввода входящих платежных документов используется интерфейс клиент-банк.
• Заведение счетов происходит «ручным» способом. Позиции и суммы счета могут быть никак не связаны с позициями и суммой договора. Счета являются аналитической информацией и никакой дополнительной нагрузки не несут.
• Работа с активностями в рамках договора не отличается от базового функционала работы активностей ничем, кроме информации о договоре.
• После ввода договора в действие редактировать его запрещено, но существует механизм дополнительных соглашений. Данный механизм позволяет создать копию существующего договора, указать, что он является дополнительным соглашением к договору, внести необходимые изменения и зарегистрировать дополнительное соглашение. Дополнительное соглашение фактически содержит всю информацию необходимую для функционирования договора. В системе с момента ввода дополнительного соглашения происходит замещение содержания договора новой информацией, а старые параметры договора сохраняются. По договору существует возможность просмотреть всю историю его изменений.
• В случае завершения договора он закрывается, при этом система проверяет, что баланс по договору равен нулю.

1.6 Начисление задолженности.

В системе согласно параметрам, заданным в договоре реализованы следующие возможности начисления задолженности:

Первичными документами выступают Акт и Накладная. Создание Акта и Накладной может быть «ручным» или автоматически по периодическому договору. В Акт могут включаться только позиции с типом услуга, а в Накладную только позиции с типом товар. При необходимости автоматического формирования счета в него попадает полный перечень позиций соответствующий Акту и Накладной.

Для Актов и Накладных доступны следующие функции:

• Просмотр
• Добавление
• Изменение
• Регистрация
• Отмена регистрации
• Удаление

Для счетов доступны следующие функции:

• Просмотр
• Добавление
• Изменение
• Удаление

1.7 Оперативная отчетность

1.7.1 Договор с клиентом.

В системе реализована возможность просмотра всех взаиморасчетов в рамках договора с клиентом. Представлена следующая информация: баланс по договору, сумма платежей, сумма задолженностей, список задолженностей и произведенных платежей.

1.7.2 Договор с поставщиком.

В системе заложена возможность просмотра всех взаиморасчетов в рамках договора с клиентом. Представлена следующая информация: баланс по договору, сумма платежей, сумма задолженностей, список задолженностей и полученных оплат.

1.8 Печатная отчетность

1.8.1 Баланс согласно МСФО.

1.8.2 Отчет о прибылях и убытках согласно МСФО.

1.8.3 Взаиморасчеты по договору с клиентом.

1.8.4 Взаиморасчеты по договору с поставщиком.