Некоторые аспекты выбора автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия

Введение

Сегодня на рынке представлено множество автоматизированных систем управления предприятиями самого разного назначения. Имеются системы, предназначенные для работы в условиях малых, средних, больших предприятий. Разработаны системы, специализирующиеся на отдельных задачах - склад, кадры и зарплата, бухгалтерия, производство. Известны системы, охватывающие почти весь комплекс учетных задач. В результате на каждом секторе IT-рынка присутствуют несколько конкурирующих систем.

Постоянно изменяются условия функционирования предприятий, и вместе с этими условиями меняются задачи, стоящие перед автоматизированными системами управления предприятием. На определенном этапе всегда возникает вопрос, какую систему выбрать для использования на очередном этапе своей деятельности.

Цель настоящего обзора - систематизировать возможности применения различных систем для разных условий, и в итоге помочь пользователям остановить свой выбор на наиболее приемлемой системе. Заранее оговорюсь, что обзор не ставит целью рассмотрение достоинств и недостатков разных систем. Главная цель - помочь сформулировать задачи, наиболее актуальные на текущем этапе, а также сформулировать требования, предъявляемые к будущей системе.

Задачи систем для разных предприятий

Не сделаю открытие, если скажу, что на разных предприятиях предъявляются различные требования к автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью. Эти требования зависят от отрасли, территориальной распределенности, учетной политики, размера предприятий, исторически сложившихся условий и множества других факторов. Например, для предприятий с распределенной структурой требуется система, поддерживающая работу удаленных подразделений и имеющая хороший инструментарий для управления правами доступа. Если отсутствуют достаточные средства коммуникаций, то появляются дополнительные требования к репликации учетных данных и справочной информации. Таких примеров можно привести множество.

В связи с этим можно констатировать, что любая более-менее функциональная автоматизированная система учета и управления учетной деятельностью находит на рынке свое место.

Рассмотрим ряд аспектов, на которые необходимо обратить внимание при выборе автоматизированной системы для управления предприятием.

Причины смены автоматизированной системы

В связи с чем возникает вопрос о смене автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия?

Рассмотрим возможные причины.

Невозможность использования прежней системы. Под технической невозможностью использования системы подразумеваются факторы, мешающие использовать систему в связи с моральным и физическим устареванием платформы, форматов, интерфейса, отсутствие технической поддержки.

Причины невозможности использования могут выражаться в замедлении работы, частым техническим сбоям системы. На это накладывается невозможность увеличения количества автоматизированных рабочих мест, объемов информации, скорости отработки данных.

Невозможность решения новых задач. Требования к решаемым задачам растут вместе с пониманием того, что нужно и можно получить от системы управления деятельностью предприятия. Часто на раннем этапе становления предприятия достаточно вести журнал операций, получать главную книгу, формировать отчетность и, возможно, решать одну-две узкоспециальные задачи. И система, которая была приобретена или написана самостоятельно в этот период, соответствовала этим потребностям.

С развитием предприятия понимание того, что необходимо получать от автоматизированной системы управления предприятием, выросло до управленческих позиций, - необходимы поддержка возросших требований к детализации данных, их обобщению, функционированию в реальном времени.

В итоге сформировалась ситуация, требующая управленческого решения - прежнюю систему использовать можно, но хотелось бы новую, т.к. имеющаяся тормозит развитие предприятия.

Другой аспект невозможности решения новых задач обычно определяется отсутствием инструментария, позволяющего реализовать функционал новых задач - это пересекается с предыдущим пунктом.

Желание поднять управление предприятием на новый уровень. Обычно это желание диктуется наличием перспектив развития, опережающих текущее состояние предприятия. В этом случае необходимо найти инструмент, при помощи которого можно поднять деятельность предприятия на новый уровень.

Цели, стоящие перед новой системой.

Определившись с причинами поиска новой системы, перейдем к определению целей, которые желаем достичь с внедрением новой системы.

Обеспечить персонал оперативной информацией в реальном времени. Цель достигается решением двух задач: повышением скорости обработки данных системой и решением ряда административно-технических задач по обеспечению системы оперативными данными.

Увеличить объемы решаемых учетных задач. Достигается выполнением двух условий: поставить новую программно-аппаратную платформу, позволяющую обрабатывать требуемый объем данных, и систему, поддерживающую этот объем информации.

Решить ряд специальных задач. Для достижения этой цели необходим дополнительный функционал, отсутствующий в настоящее время.

Получить дополнительные управленческие качества. Возможные задачи, которые надо решить для достижения поставленной цели: получить необходимую для руководства степень оперативности, детализации и обобщения. Данная цель наиболее интересная и сложная, поэтому формулирование способов достижения ее носит скорее обобщающий характер, требующий отдельного исследования.

Сформулировав цели и подготовив перечень задач, которые необходимо решить, мы можем подойти к выбору автоматизированной системы управления деятельностью предприятия.

Критерии выбираемой системы.

И, наконец, мы можем сформулировать ряд критериев, позволяющих в изобилии систем выбрать ту, которая подходит Вашему предприятию, избежав лишних финансовых затрат на ненужные возможности и не переплачивая за брэнды.

Интерфейс. Посмотрев на интерфейс, можно понять, насколько удобно будет работать с системой. Часто один из критериев выбора системы по интерфейсу - насколько он похож на привычную прежнюю систему. Это неверный подход, сильно ограничивающий в выборе удобной и недорогой системы. Основные критерии удобства интерфейса - насколько удобно получить необходимую информацию с минимальным нажатием на кнопки, надо ли для этого готовить дополнительные отчеты. Один из способов понять удобство интерфейса - посмотреть демонстрационную версию системы.

Гибкость в настройке. Очень важный фактор - насколько система адаптируема для внесения возможных изменений. Необходимо спрогнозировать возможные перспективы развития информационной системы предприятия и выяснить возможности адаптации рассматриваемой автоматизированной системы в дальнейшем.

Наличие специальных решений. Насколько готова система без дополнительных доработок решить требуемые специальные задачи. Если требуются доработки - каков их примерный объем и как будет выглядеть результат.

Архитектура системы. Посоветуйтесь со специалистами, какая архитектура наиболее подходит с учетом возможных объемов обработки данных. Возможно, вам достаточно архитектуры «Клиент"-"Сервер». Может быть, необходима трехуровневая архитектура «Клиент"-"Сервер приложений"-"Сервер БД». Если предприятие само распределено территориально по всей области или России, имеет множество подчиненных структур, то, вполне возможно, надо задумываться о построении распределенной структуры вычислений.

Используемая аппаратная и программная платформа. Какая операционная система будет использована на сервере и рабочих станциях? Обычно для рабочих станций вопрос решен однозначно в пользу какой-либо версии Windows, хотя бывают и исключения. Для серверов решение не столь однозначное - возможно использование операционных систем из клонов Unix или Windows. Многое зависит от того, какие сервера уже используются на предприятии. Каждый вариант обладает рядом преимуществ. Здесь решение за специалистами.

Полнота решаемых задач. И наконец, необходимо решить, стоит ли на новой системе решать все задачи сразу. Возможно, с рядом задач вполне справляется прежняя система, и не требуется переноса этих задач на новую систему. Посмотрите, возможно ли решить вопросы интеграции данных старой системы в новую или наоборот, кто будет решать эти задачи. Наличие на предприятии системы, которая решает все задачи, скорее недостаток, чем достоинство, потому что ни одна система не в состоянии решать все задачи удобными способами.

Критерии, рассмотренные выше, не являются исчерпывающими для всех предприятий, но основные требования к системе автоматизации деятельности предприятия на основании этих критериев можно сформулировать самостоятельно.

Автор: Будаков С.В.