Концепция Управленческого Учета, основанная на методах «конвейерного» управления

Компания «AVACCO Soft» разрабатывает программный продукт AVACCO. Данный программный продукт (система) служит для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий, однако у него есть одно существенное отличие от аналогов - система позволяет реализовать методы «конвейерного» управления или, иначе, управления по задачам. Как мы понимаем «конвейерное» управление, какие дополнительные возможности предоставляет данная методология, как предложенная технология влияет на принятие управленческих решений - именно эти вопросы будут освещены в данной статье.

Что такое «конвейерное» управление?

Для объяснения «конвейерного» управления или «конвейерного» выполнения задач придется немного рассказать о предпосылках введения такого понятия.

Рассмотрим внутреннюю среду организации:

Внутренняя среда - это кадры организации образующие структуру и выполняющие задачи согласно технологии для достижения целей.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Технология - это способ преобразования материалов, информации или людей.

И для менеджеров и для работников технология это последовательность выполнения задач. Общие задачи для всех менеджеров:

• Постановка задач и выработка технологии работы для своих подчиненных (планирование, организация, мотивация и контроль).
• Принятие решений

При этом следует отметить, что принятие решений - это выбор из возможных альтернатив того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать, т.е. выбор технологии.

Таким образом, получается, что задача каждого из менеджеров создать технологию работы для своих подчиненных и при необходимости ее корректировать через механизм принятия решений. Т.е. получается декомпозиция формирования технологии организации: топ менеджеры вырабатывают технологию для руководителей среднего звена, те для линейных менеджеров, которые в свою очередь определяют технологию работы рядовых сотрудников.

Из декомпозиции технологии следует, что всю работу организации можно описать как последовательность задач, где за каждой задачей закреплен исполнитель. Для того чтобы понять, как оптимизировать технологию, рассмотрим составляющую технологии - Задачу. Когда мы говорим о задаче в рамках технологии, мы всегда имеем ввиду не описательную часть, а выполнение задачи - т.е. процесс преобразования материалов, информации или людей. Организация выполняет следующие задачи

• Преобразование материалов - это производственная задача.
• Преобразование информации - возможно два варианта преобразования. Производство и Принятие решений.
• Преобразование людских ресурсов. Варианты осуществления могут быть различны: обучение, административное воздействие и другие.

Технологическая эволюция производства

Производственный процесс характеризуется наличием производственного цикла, т.е. последовательностью задач, которые связаны только с преобразованием материала. Вернее вначале была одна-единственная задача, например «сделать самовар». Посмотрим, как эволюционировала технология производства:

• Единичное производство - изготовление работником изделия целиком самостоятельно.
• Разделение труда - это технологическое закрепление набора задач за конкретными работниками.
• Конвейерное производство - разделение труда с закреплением рабочего места работника.

Каждый из технологических скачков увеличивал производительность труда на производстве в десятки раз.

Технологическая эволюция преобразования информации

Посмотрим на задачи преобразования информации. Во многих организациях существуют достаточно длинные, стационарные информационные цепочки, т.е. цепочки задач связанные с преобразованием информации. Поскольку основным носителем информации являются документы, возможно ввести эволюционные этапы преобразования информации (документов) - эволюционные этапы, аналоги производственных:

• Единичное преобразование - единоличная разработка документов от начальной до финальной стадии.
• Разделение труда - специализированная обработка документов.
• Конвейерное преобразование - документ следует по конвейеру, а специалисты обязаны их обработать.

Хочется отметить, что разделение труда при преобразовании информации используется достаточно давно. Что касается конвейерного преобразования информации, то технологически это стало достаточно эффективно только после появления компьютеров, которые осуществляют доставку информации до следующего исполнителя.

Конвейерное выполнение задач

Мы говорили отдельно о производстве и преобразовании информации. Напомним, что выполнение задачи - это преобразование материалов, информации или людей, т.е. возможно одновременное преобразование материалов и информации. Мы говорили, что конвейерное производство и конвейерное преобразование информации зачастую оказываются наиболее эффективными технологиями, отсюда следует, что конвейерное выполнение задач, может служить наиболее эффективной технологией работы. Все однотипные последовательности задач имеет смысл организовать в конвейер

Как мы понимаем конвейерное выполнение задач? Любая задача должна быть описана и поставлена исполнителю, т.е. любая задача несет информацию и более того в процессе выполнения задачи всегда происходит преобразование информации, появляется дополнительная информация о времени и качестве выполнения. Таким образом, получается обязательным присутствие в задаче информационной составляющей. А раз в любой задаче есть информационная составляющая, то для контроля всего процесса (всей технологии) должна быть использована информационная система с целью повышения эффективности.

Основные принципы конвейерного управления

По сути, технология конвейерного управления основывается на механизме конвейерного выполнения задач. Опишем более подробно процесс работы организации при конвейерном управлении:

• Все процессы организации представляют собой документированную последовательность задач, за выполнение каждой задачи отвечает закрепленный сотрудник.
• С другой стороны у каждого сотрудника в должностной инструкции строго прописан возможный набор выполняемых им задач.
• Выполнение задачи сотрудником приводит к автоматическому возникновению задачи у следующего исполнителя.
• Каждая задача появляется на рабочем месте исполнителя самостоятельно (не требует затрат исполнителя), описание задачи содержит всю информацию необходимую для ее выполнения.
• Количество и набор задач, которые могут приходить исполнителю за время его работы, заранее определены.

Описанная ситуация является идеальным состоянием, в реальной жизни добиться такого невозможно, тем не менее, большая часть из описанных принципов работы являются стандартными для организаций с правильно поставленной технологией работы. Остальная часть технологии работы, связанные с доставкой информации на рабочее место сотрудника и полное предоставление информации по задаче возлагается на информационную систему.

Конечно, не все процессы организации представляют собой устоявшуюся неизменяемую последовательность задач, тем не менее, во многих организациях сформированные процессы функционируют достаточно длинные промежутки времени. Именно эти бизнес процессы и должны основываться на технологии конвейерного управления.

Требования к системе конвейерного управления

Информационная система, предназначенная для конвейерного управления, должна позволять следующее:

• Описывать бизнес процессы организации через последовательность и ветвления выполнения задач, где за каждой задачей закреплен конкретный исполнитель.
• После запуска первой задачи бизнес процесса и до выполнения последней стадии контролировать соответствие действий пользователя описанию.
• Предоставлять всю необходимую информацию для выполнения конкретной задачи.
• После выполнения очередной задачи информировать следующего (следующих) исполнителей о возникновении у них задачи.
• Сохранять информацию о времени появления, времени и качестве выполнения задачи.
• При отклонении от нормативных параметров информировать руководство о просрочках выполнения или о некачественном выполнении задачи.
• Производить другие автоматические действия в случае отклонения параметров. Например: Выставлен счет покупателю, в течение трех дней он должен быть оплачен (у исполнителя «висит» задача <Принять оплату>). Через три дня, при неоплате, система автоматически отправляет счет в архив.

Какие дополнительные возможности предоставляет данная методология?

Вспомним, какие задачи решает (должен решать) менеджмент при создании технологии работы организации:

• Планирование
• Организация
• Мотивация
• Контроль

Получается, что часть этих функций при настроенном конвейерном выполнении задач может отойти к информационной системе. Рассмотрим чуть более подробно, начнем с конца.

Контроль. При конвейерном выполнении задач информационная система сама может проверять корректность и качество выполнения отдельной задачи по имеющейся у нее начальной и конечной информации. Более того, система уже контролирует последовательность выполнения задач, так именно она осуществляет доставку информации для выполнения задач согласно описанному сценарию. Помимо этого такая система может контролировать сроки выполнения задач и сигнализировать о не выполнении.

Мотивация. Мотивация - это не только денежное поощрение, скорее это ответ на вопрос сотруднику, зачем он должен работать. Ясно, что информационная система не сможет выплатить зарплату, однако она может сформировать наборы показателей, на основе которых можно осуществлять материальную мотивацию. Помимо этого информационная система мотивирует сотрудника другим способом, она может предоставить ему список работы к выполнению на данный момент времени, т.е. сотруднику не нужно будет искать, чем заняться, задачи сами найдут его. Четко описанный круг текущих невыполненных задач является стимулом к работе.

Организация. При конвейерном выполнении задач вся организация уже произведена на этапе проектирования конвейера, а при текущей работе требуется только принятие решений, как реакция на сигналы информационной системы (конвейера).

Планирование. Планирование состоит из стратегического и оперативного. Мы не будем утверждать, что конвейер способен разрешить проблемы стратегического планирования - это не так, но короткие оперативные планы создаются самим конвейером с детализацией до отдельного исполнителя. Мы имеем ввиду списки задач, которые система может предоставлять исполнителям и их руководителям.

Мы убедились, что часть функций менеджмента ложится на плечи конвейерной информационной системы, т.е. сокращается потребность в менеджерах, в первую очередь руководителей среднего звена, в задачи которых входит коммуникация между уровнями управления и создание внутренней технологии работы. Помимо этого описанный подход дает следующие преимущества:

• Увеличение пропускной способности исполнителя (и менеджера и работника)
• Обеспечение однородности функций исполнителя, что позволяет уменьшить требования к его квалификации.
• Увеличивает аналитичность и контролируемость хода выполнения процессов.
• Уменьшает время и улучшает качество коммуникаций между исполнителями.
• Улучшает атмосферу в коллективе, так как исполнитель чувствует себя частью единого организма.

(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>)

Как предложенная технология влияет на принятие управленческих решений?

Как было отмечено выше, технология конвейерного управления (конвейерного выполнения задач) позволяет уменьшить текущие рутинные работы менеджеров, что позволяет сосредоточить свое внимание на принятии уникальных решений.

Предложенная технология предоставляет целый массив дополнительной информации для анализа, эта информация может служить показателями эффективности:

• Количество задач данного типа выполняемого разными исполнителями за промежуток времени.
• Среднее время реакции исполнителя на задачу.
• Количество «висящих» задач у исполнителя.
• И другие.

Помимо этого менеджеры в режиме реального времени могут отслеживать загруженность своих подчиненных на текущий момент времени, что позволяет оперативно реагировать на возникающие проблемы. Например: «Висит» много задач <Подобрать товар>. Это может означать или что все подборщики пьют «чай» или им нужна помощь. Но в любом случае нужно принимать какое-то решение. Что бы менеджеру не пришлось производить мониторинг всех своих подчиненных, можно ввести пороговые допустимые значения текущих задач и система сама будет извещать о превышении порога.

Все описанные показатели могут применяться как отдельным исполнителям, так к подразделениям и компаниям целиком.

Пример из жизни: После продолжительного времени работы нашей системы в одной компании руководство компании проанализировало график зависимости количества выполнения задач от времени.

синий график - количество выполняемых задач до изменений, красный - после изменений

Зависимость в виде трехгорбого верблюда явно показывала уменьшение активности пользователей в 13:00 и 15:00. Анализ ситуации показал, что паузы вызваны обедами сотрудников организации. Руководство приняло определенные меры, что позволило избавиться от второго провала и увеличило общее количество операций в день на 10%.

Выводы

Была показана важность наличия в информационной системе механизмов конвейерного выполнения задач. Этот вывод следует из теории менеджмента и аналогий в эволюции развития производства и преобразования информации:

• Все однотипные последовательности задач имеет смысл организовать в конвейер.
• Наличие в информационных системах механизмов конвейерного выполнения задач приводит к увеличению эффективности работы организации.

Также было показано, как информационная система конвейерного управления берет на себя часть рутинных функций менеджмента.

Технология учета, базирующаяся на конвейерном управлении, предоставляет возможности формирования показателей эффективности работы исполнителей, сотрудников и организации в целом.

Автор: Шлимович Е.Л.