Формирование модели бизнеса «как есть»

Описание бизнес-процессов, выполняемое на этом этапе, адекватно отражает, смысл и назначение процессов, протекающих в компании. Модель бизнеса «как есть» описывает принципы и механизмы функционирования компании как единого организма. Подобная информация является основой для комплексного, системного анализа процессов, поиска проблем и путей их преодоления.

Описание процессов производится как с использованием графических представлений (схем), так и с использованием вербальных описаний. При использовании графических представлений, процессы не детализируются до мелких работ и не отражаются второстепенные связи между процессами (необходимые для фактического выполнения работ, но не несущие определяющей смысловой нагрузки). Все детальные работы и второстепенные связи описываются вербально или же, по необходимости, графически, но без привязки к основному описанию бизнес-процессов.

Графическое представление бизнес-процессов специалистами компании AVACCO осуществляется в соответствии с одной из одной из общепринятых графических нотаций и технологий. Наиболее часто используются методологии IDEF и UML. Выбор способа представления осуществляется по усмотрению менеджера проекта.

Структуризация бизнес-процессов производится в разрезе определяющих процессов (закупка товара, складские операции, продажа товара). Затем проводится совокупное описание (в одной схеме) определяющих и вспомогательных процессов компании без детализации определяющих процессов и с необходимой детализацией вспомогательных процессов. Это позволяет избежать излишней «загруженности» структурных диаграмм и, в то же время, обеспечивает наглядное представление основных процессов и их совместного функционирования. Кроме того, это позволяет равномерно распределить работы между членами проектной команды.

При обследовании охватываются все бизнес-процессы, которые были ранее определены в границах проекта. Как показывает опыт специалистов компании AVACCO, исследования этих процессов достаточно провести со степенью детализации информации по процессу порядка 40-60%. Этот объем обеспечивает системное представление для аналитика о конкретном бизнес-процессе и его взаимосвязях с другими процессами.

Обычно описание бизнес-процессов производится одновременно с описанием документооборота. Это вызвано тем, что большинство бизнес-процессов существующих компаний основано на документообороте (хотя в идеале формирование документов должно являться следствием выполнения бизнес-процесса)

Для уменьшения времени обследования анкетирование сотрудников строится так, чтобы можно было бы получить информацию одновременно, как о документообороте, так и о сути процессов, протекающих в компании.

В процессе рассмотренных исследований составляется описание бизнес-процессов, такими, какие они есть в данный момент (так называемая модель «как есть"). В общем случае нет необходимости описывать подобную модель детально, до конкретных работ и алгоритмов их выполнения, поскольку в дальнейшем модель компании и сам бизнес в большинстве случаев будут перепроектированы. Достаточно описать ключевые процессы (свойственные такого рода бизнесу вообще), их взаимодействие и перечислить процессы, специфические для конкретной компании.

Полученная таким образом информация будет служить исходной для планирования следующих этапов работ проектной команды, их сроков, определения необходимых ресурсов. Задачей данного этапа является не только сбор первичной информации, а в первую очередь её анализ. Такой подход позволяет выявить проблемы компании, как ранее диагностированные заказчиком самостоятельно, так и не замеченные им, а также, что самое важное, определить истинные причины, породившие эти проблемы.

Следует отметить, что, вообще говоря, обследование может проводиться итеративно, с постепенным углублением в суть вопросов. На каждом этапе внедрения может возникнуть потребность в дополнительной информации, на каждом этапе происходит уточнение модели «как есть». Однако на этапе системного обследования должен быть обеспечен сбор как можно более полной информации.