Технология сбора информации

Общее обследование компании производится сверху вниз в соответствии с организационной структурой, начиная от высшего руководства и, заканчивая определением выполняемых операций на конкретных рабочих местах. Такой подход позволяет ещё на ранних этапах оценить объём работ, направление детальных исследований, сроки. Всё это поможет в дальнейшем эффективно распределить работы между участниками проекта.

Технология сбора информации при обследовании достаточно проста:

• Интервьюирование, опрос.
• Анкетирование.
• Заявки на предоставление определённой информации.

Все три названных способа применяются при необходимости во время всего выполнения проекта. Цель интервьюирования - получить общее представление руководства о функционировании компании, основных механизмах взаимодействия, отделах, ключевых сотрудниках. Существенно облегчить этот процесс может наличие организационно-функциональной структуры (ОФС). Выясняется то, за что ответственны руководители, цели их подразделений, что они контролируют, что обеспечивают, общие принципы управления используемые ими.

Помимо предварительных опросов, одинаковых для всех сотрудников компании в ходе обследований могут проводиться и специализированные опросы среди сотрудников компании, а также персональное интервьюирование.

Каждый раз при анкетировании определяется срок, в течение которого должно поступить как минимум 90% анкет от не ключевых сотрудников и 100% от ключевых.

Если технические средства заказчика позволяют, обследование желательно проводить с помощь электронной почты. Это уменьшает нагрузку участников проектной команды и на аналитиков, поскольку стираются пространственно - временные ограничения, отпадает необходимость регулярно собирать совещания со всеми участниками проектной команды (хотя и без этого не обойтись), каждый может подключиться к обсуждению в любой удобный для него момент (в свободное время). Особенно актуальным использование электронной почты становится при проведении работ в регионах.