Состав собираемой информации

В ходе обследования собирается и анализируется статическая информация, свойственная определённому типу компаний. Перечень этой информации достаточно стабилен, но содержание различно для каждой компании:

Организационно - функциональная структура (ОФС). Эта информация особенно полезна на первых этапах обследования. Основные её составляющие:

• Перечень подразделений.
• Иерархия подразделений.
• Основные функции подразделения.
• ФИО руководителя подразделения и ключевых сотрудников.
• Численность сотрудников в отделе.

Для описания организационно-функциональной структуры предприятия, большую помощь могут оказать следующие документы:

• Штатное расписание
• Положения (регламенты) о подразделениях
• Должностные инструкции сотрудников

Реестр используемых документов. Содержит весь перечень используемых документов. Документы можно разбить на две группы:

• Нормативные. Это типовые нормативные документы. При их описании обычно указывается только нормативный номер документа.
• Внутренние. Это документы, существующие только в данной компании, включая регулярные служебные записки. Им уделяется особое внимание, т.к. они отражают специфику компании. В их описании всегда присутствует список всех полей и параметров с описанием назначения и использования каждого. Обязательно собираются образцы таких документов.

В любом случае, по всем документам собирается следующая информация:

• Кем (или каким документом) и когда инициируется создание документа.
• Кто, что и когда (при каких условиях) заполняет.
• К кому поступает законченный документ.
• Какую хозяйственную операцию отражает документ, проводки.
• Архивируется ли документ? Если да, то кем?
• Таким образом, после анализа собранной информации получают схему движения отдельного документа. Если схема линейная, то её описывают в таблице, если же нет, то схематично.

Алгоритм вычисления зарплаты, если она зависит от каких-то показателей. Если в компании заказчика имеются сотрудники, зарплата которых не фиксирована, а зависит, например, от их результативности, то выясняется и подробно описывается алгоритм её вычисления.

Алгоритм формирования цен и ценовая политика, если таковая имеется. Выясняется, какая ценовая политика принята в компании заказчика, насколько она гибкая или жёсткая. Как формируются цены в конкретном заказе, что на это влияет, какие есть ограничения. Вся собранная информация анализируется и формализуется.

Принципы построения учета и учетная политика. Сбор этой информации наиболее сложен, а сама информация сильно отличается в различных компаниях. Здесь имеется в виду не только схемы проводок в бухгалтерии, компания AVACCO большое внимание уделяет сбору сведений о том, как осуществляется учет именно в управленческих целях, поскольку, результаты этого учета содержат гораздо больше информации, чем бухгалтерского. Здесь основные трудности при сборе информации связаны с тем, что в большинстве случаев управленческий учёт в компаниях не поставлен четко, он фрагментирован, и никто в компании заказчика обычно не представляет себе целостную картину управленческого учёта. Более того, этот учёт часто существует в неосознанной форме и заказчик даже отрицает факт наличия его как такового. Основная задача при сборе этой информации - обеспечение ее полноты, что выдвигает требование информационной открытости к заказчику. К основным видам собираемой здесь информации относятся:

• Алгоритм формирования себестоимости и учёт издержек, принятый в компании.
• Принципы построения управленческого учёта в отдельных бизнес - процессах.
• Принципы построения бухгалтерского учёта.
• Схемы учёта хозяйственных операций.

Используемая аналитическая информация и способы её получения. Здесь собирается информация по всем отчётам, регулярно используемым в компании заказчика, сведения о назначении этих отчётов и о том, при принятии каких решений они используются. Если отчёты уникальны и специфичны для компании заказчика, то описание проводится наиболее детально с описанием назначения всех полей и алгоритмов их расчёта.

Отметим, что хотя перечень перечисленных видов информации является типовым, его содержание меняется в зависимости от компании, также может изменяться и структура представления данных, их детализация, форма представления, смысловая группировка. В каждом проекте на формализацию собираемой информации наносит отпечаток специфика компании, а также стиль работы конкретных аналитиков компании AVACCO.

В ходе обследования также собирается и анализируется различная статистическая информация по компании. Эта информация понадобится позже для обоснования актуальности выявленных проблем, при выборе альтернатив решений этих проблем и т.п. Она используется также при принятии решений о неэффективности отдельных участков работы и необходимости изменений в управлении.

При обследовании анализируется частота возникновения различных ситуаций. На основании этой информации, исходя из соотношения результат - затраченные ресурсы, принимается решение о поддержке в КИС определенных ситуаций. Дело в том, что в практическом плане может оказаться просто невыгодно придумывать изощрённые механизмы для каких-то ситуаций, возникающих, скажем, раз в полгода. На создание механизмов, обрабатывающих такие ситуации, будет потрачено слишком много ресурсов, тогда как проще и дешевле такие ситуации обработать вручную.

Отметим, что часто заранее список собираемой информации не известен, необходимость в ней возникает по мере проведения работ, при возникновении определённых прикладных проблем, вопросов. Естественно для сбора этой информации должны привлекаться и сотрудники компании заказчика, т.к. только они располагают определённой информацией и могут её корректно интерпретировать. Например, это может быть следующая информация:

• Средний размер заказа.
• Распределение количества заказов в зависимости от объёма.
• Причины возвратов товара клиентами и поставщику.
• Причины возникновения пересортицы.
• Случаи снижения цен.
• Частота срыва поставок и другие сведения.