Глава 2. Что такое комплексная автоматизация

В этой главе обсудим основные задачи и особенности комплексного подхода к автоматизации управления предприятием. Для рассматриваемого в книге класса предприятий именно комплексная автоматизация в сегодняшних условиях может дать руководителю инструмент управления для повышения эффективности бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в целом.

2.1 Особенности комплексной автоматизации

Чтобы понять особенности комплексной автоматизации управления, рассмотрим некий гипотетический (но, как показывает практика, достаточно реальный для большого числа предприятий) пример неудачной организации процесса автоматизации управления.

1. На определенном этапе жизненного цикла предприятия руководители структурных подразделений ставят перед дирекцией вопросы о необходимости автоматизации участков их деятельности. Как правило, автоматизация начинается с задач бухгалтерии. Представители бухгалтерии уверяют руководство предприятия, что они нашли удобную и недорогую систему автоматизации бухучета, которая решит многие из их проблем. Поскольку предполагаемые затраты действительно выглядят небольшими, руководитель (иногда не особенно вникая в суть дела) дает добро на приобретение системы.

2. Далее службы планирования, снабжения, сбыта, управления кадрами, маркетинга и рекламы, секретариата и прочие в свою очередь предлагают приобрести вроде бы неплохие системы для автоматизации элементов их работы. Каждая из этих систем тоже стоит сравнительно недорого, системы приобретаются и каким-то образом вводятся в эксплуатацию. В результате на предприятии образуется несколько «островков» автоматизации, решающих отдельные локальные задачи. Термин «островки» употреблен здесь не случайно. Эти участки автоматизации представляют собой именно острова, поскольку в большинстве случаев не связаны между собой информационными потоками данных, отражающих особенности процесса управления конкретным предприятием.

3. Внедренные системы неплохо справляются с подготовкой формальных документов для внешних организаций (налоговая инспекция, различные фонды и пр.), однако практически не помогают повысить эффективность процесса управления. На стол руководителю ложатся различного рода отчеты, справки и другие документы с несогласованной номенклатурой позиций, интервалами времени, единицами измерения. Анализ этих материалов требует существенных затрат времени и далеко не всегда дает руководителю желаемые результаты для интегрированной оценки деятельности предприятия и оперативного принятия тактических и стратегических управленческих решений.

4. На уровне предприятия предпринимается попытка объединить имеющиеся системы, так сказать «построить мосты между островами». Поскольку системы приобретались независимо друг от друга, полностью совместить их, как правило, не удается. В лучшем случае процесс взаимодействия этих систем напоминает пересечение границы бывшего СССР по железной дороге, когда у вагонов меняют колесные тележки из-за несовместимости ширины колеи.

5. С течением времени неразбериха увеличивается, система становится просто неуправляемой. В результате приходится констатировать, что вложенные в автоматизацию средства не оказали никакого влияния на повышение эффективности процесса управления. Со стороны руководства следуют организационные выводы, которые часто сводятся к «наказанию невиновных и награждению не участвующих».

Так почему же «островная» автоматизация обычно не дает желаемого эффекта в совершенствовании процесса управления предприятием? Ответ на этот вопрос достаточно тривиален. Потому что при реализации этого подхода обычно и не ставится в явном виде цель повышения эффективности управления предприятием в целом.

Вы можете сказать, что эта цель не могла не подразумеваться вами, как руководителем. Ну что же, вполне возможно. Однако информационные технологии пока, к сожалению, реализуют не то, что вы ожидаете от них в глубине души, а то, что внятно сформулировано в конкретных требованиях к конкретным программным средствам и автоматизированным процессам.

Как только вы явно поставите целью автоматизации повышение эффективности управления предприятием в целом, а фактически это в определенной степени сводится к повышению эффективности вашего труда как руководителя предприятия, вы почувствуете все недостатки островной автоматизации и неизбежно придете к ее альтернативе – комплексной автоматизации. При комплексной автоматизации решение локальных задач отдельных структурных подразделений проводится в рамках единой задачи – оптимизации процесса управления.

Комплексная автоматизация управления предприятием реализуется в рамках комплексной системы автоматизации.

Комплексная система автоматизации - это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

• разобщенность управленческих и информационных технологий;
• несоответствие систем планирования и контроля;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).

Этот список можно продолжать достаточно долго, его состав будет определяться, в частности, особенностями бизнеса и сложившейся на предприятии системой управления.

В целом комплексная автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать:

высшее руководство – информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

руководство среднего уровня – информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

рядовых сотрудников – эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

2.2 Задачи комплексной автоматизации

Как мы уже говорили выше, современные системы автоматизации управления предприятием собственно управленческих решений, в отличие от систем автоматизированного управления техническими объектами (автопилот, ракеты и торпеды с автонаведением на цель и др.) сегодня не принимают и выполнения этих решений автоматически не обеспечивают.

Например, запустив автопилот, летчик может выпустить из рук штурвал и в определенной степени отвлечься от управления самолетом, а высота, курс и другие параметры полета будут поддерживаться автоматически в соответствии с заданными значениями, при этом достаточно лишь следить за показаниями определенных приборов, чтобы сохранять контроль за ситуацией. Комплексная система управления предприятием, напротив, представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Кстати, в литературе и проспектах эти системы часто так и называются – корпоративная информационная система (КИС). В нашей аналогии с управлением самолетом КИС выполняет роль приборной системы, показания которой в той или иной степени характеризуют параметры «полета» предприятия. Однако возможностей автопилота эти системы не обеспечивают. Руководителю предприятия все равно приходится постоянно, держать в руках штурвал, и, ориентируясь по показаниям приборов КИС, обеспечивать продвижение предприятия к намеченной цели.

Используемая нами аналогия позволяет подчеркнуть еще несколько особенностей КИС. КИС должна вести себя так же, как и система управления самолетом – любое управляющее воздействие летчика (руководителя) должно без искажений и в заданное время поступать на исполнительные механизмы, а состояние этих механизмов и результаты их работы должны отображаться на «приборной доске» КИС. Управляя самолетом, летчик должен быть убежден, что показания приборов отражают ситуацию на текущий момент, а не с опозданием, скажем, на полчаса. В идеале также должна вести себя и КИС (с учетом того, что масштаб реального времени может измеряться не долями секунды, как у самолета, а, например, месяцами, в зависимости от особенностей бизнеса).

При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:

• создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:
• постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
• поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Мы попытаемся привести здесь примерный перечень задач, которые должна решать КИС на различных уровнях управления предприятием.

Руководство предприятия:

• обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;
• обеспечение контроля сверху донизу за работой предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;
• обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
• предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
• формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;
• устранение случаев «переплаты» налогов, связанных с ошибками или особенностями учета;

Финансово-бухгалтерские службы:

• полный контроль за движением средств;
• реализация необходимой учетной политики;
• оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженности;
• контроль за выполнением договоров, смет и планов;
• контроль за финансовой дисциплиной;
• отслеживание товарно-материальных потоков;
• оперативное получение набора документов финансовой отчетности (бухгалтерской и др.);
• налоговое и бюджетное планирование;

Управление производством:

• контроль за выполнением производственных заказов;
• формирование информации о состоянии производственных мощностей;
• контроль за технологической дисциплиной;
• ведение документов для сопровождения производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);
• определение фактической себестоимости производственных заказов;

Службы маркетинга и рекламы:

• контроль за продвижением новых товаров на рынок;
• анализ рынка сбыта с целью его расширения;
• работа с существующими и потенциальными заказчиками (клиентами);
• ведение статистики продаж;
• информационная поддержка политики цен и скидок;
• использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления;
• контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки, при сбережении затрат на транспортировку;

Службы сбыта и снабжения:

• ведение баз данных товаров, продукции, услуг;
• планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
• оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;
• ведение контрактов (в том числе со сложными платежами и сроками поставок);

Службы складского учета:

• управление многозвенной структурой складов;
• оперативный поиск товара (продукции) по складам;
• оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;
• управление поступлениями с учетом контроля качества;
• инвентаризация;

Создание полномасштабной комплексной системы управления – сложный, во многих случаях длительный и дорогостоящий процесс, требующий:

• изменения управленческих технологий в связи с новыми возможностями обработки и обмена информацией, а зачастую и перестройки существующих бизнес-процессов компании, с созданием новых бизнес-процессов и уничтожением старых;
• развертывания и поддержки современных программно-технических средств;
• настройки программных систем на всю совокупность информации, взаимосвязей, управленческих механизмов, алгоритмов обработки данных, отражающих специфику предприятия;
• обучения персонала новым технологиям;
• преодоления влияний человеческого фактора в процессе внедрения системы;

Практика показывает, что при внедрении системы комплексного управления предприятием, вы можете столкнуться с рядом проблем, основные из которых мы рассмотрим в следующем разделе.

2.3 Проблемы и задачи руководителя при внедрении систем комплексной автоматизации

Внедрение комплексной системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Приведем краткую характеристику основных проблем, возникающих в большинстве случаев при внедрении комплексных систем управления предприятием.

Неопределенность целей и задач управления предприятием

Большинство руководителей управляют своим предприятием исходя из своего опыта, интуиции, видения предприятия и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Иногда, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. С другой стороны, есть руководители, которые могут достаточно уверенно рассказать о принципах, положенных в основу управления предприятием. Однако анализ часто показывает, что фактически большинство сотрудников работают не так, как представляется руководителю, а так, как им удобнее и проще. Таким образом выясняется, что руководство просто не имеет реального представления о том, как (По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) в действительности реализован процесс управления. Отмеченные обстоятельства порой резко осложняют работы по комплексной автоматизации управления, поскольку после внедрения системы может выясниться, что она не приносит реальной пользы, а только усложняет управление.

Поэтому, чтобы проект внедрения комплексной автоматизированной системы управления оказался удачным, необходимо максимально формализовать все контуры управления, которые планируется автоматизировать, а также сформулировать общую и частные цели управления. Отметим, что в большинстве случаев требуется привлечение профессиональных консультантов, что в принципе может обойтись недешево, но по опыту затраты на консультантов просто несопоставимы с убытками от проваленного проекта комплексной автоматизации.

Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия

Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии следует произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому одним из важнейших этапов проекта внедрения комплексной системы автоматизации управления является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. Как мы уже говорили выше, на основе заключения, полученного в результате этого обследования, строится вся дальнейшая схема построения и функционирования КИС. Конечно можно автоматизировать управление про принципу «как есть», однако этого не следует делать по следующей причине. В результате обследования исторически сложившейся на предприятии системы управления обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить существующие издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Образно выражаясь, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится «автоматизированный хаос». Сначала необходимо привести бизнес в порядок с учетом, в частности, новых возможностей управления, а затем уже автоматизировать управление бизнесом. Кстати, в принципе это может (и в целом ряде случаев должно) осуществляться параллельно.

Отметим, что под термином реорганизация мы не имеем в виду так называемый реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности предприятия. Реорганизация часто может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, и не обязательно повлечет за собой существенный спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимо подчеркнуть, что при решении задач реорганизации основное значение имеет заинтересованность и воля руководства. Без этих факторов провести какую-либо реорганизацию просто невозможно.

Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах

Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит составление списка комплектующих, необходимых для выполнения заказа. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

Следующее утверждение может показаться парадоксальным, но не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Это может потребовать появления новых сотрудников, и, что самое главное, новых методов управления ими.

Сопротивление сотрудников предприятия

Практика показывает, что при внедрении автоматизированных систем управления обычно возникает определенное сопротивление сотрудников на местах. До партизанской войны дело, разумеется, не доходит, да и случаи откровенного саботажа встречаются достаточно редко, однако вы вполне можете столкнуться с молчаливым противодействием персонала внедрению системы. Это касается рядовых сотрудников и руководителей среднего звена. Подобное сопротивление, как правило, носит неосознанный характер и вызывается обычными человеческими психологическими факторами, например:

• обыкновенным страхом перед нововведениями;
• консерватизмом, нежеланием осваивать новые приемы работы;
• опасением потерять работу или утратить свою незаменимость;
• боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

Кроме того, сопротивление внедрению КИС может возникать из-за увеличения нагрузки на сотрудников во время внедрения системы, так как помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Например, во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой системе, так и традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.

В такой ситуации руководству предприятия следует обеспечить проведение соответствующей разъяснительной работы с персоналом и принятие необходимых организационных решений для:

• создания у сотрудников всех уровней твердого ощущения неизбежности внедрения автоматизированной системы управления;
• повышения уровня мотивации сотрудников к освоению системы (например, в форме поощрений).

Формирование квалифицированной проектной команды

Как правило, при внедрении комплексной системы управления на предприятии должна быть образована группа людей, непосредственно занимающихся вопросами внедрения, использования и сопровождения системы со стороны заказчика. Одним из условий успешного внедрения системы является включение в эту группу специалистов, которые обладают в компании достаточно высокими полномочиями и лично заинтересованы в положительных результатах внедрения. Участие в работе группы не должно рассматриваться этими людьми как некая незначительная формальность или непосильное бремя, навязанное сверху.

Распространенной ошибкой при формировании проектной команды является включение в нее только программистов и системных администраторов. Напротив, в составе этой группы должны присутствовать члены дирекции предприятия (директор, финансовый директор, главный бухгалтер и др.), а также руководители важнейших структурных подразделений, поскольку специалисты со стороны, оказывающие услуги по внедрению системы, не обладают полномочиями в компании клиента. Они не могут, естественно, самостоятельно принять, например, решение о реорганизации и обеспечить его выполнение (а производить хотя бы незначительные изменения необходимо практически в любом проекте). Для обеспечения выполнения этих и подобных работ и нужны в проектной команде представители заказчика, обладающие соответствующими полномочиями. В идеале именно эти люди, если они действительно лично заинтересованы в положительных результатах комплексной автоматизации управления на предприятии, должны думать, как сделать свой бизнес лучше, а консультанты со стороны – лишь корректировать их идеи, разрабатывая предложения, обеспечивающие реализацию этих идей в новой технологии.

Заканчивая главу, посвященную особенностям и задачам комплексной автоматизации предприятия, еще раз подчеркнем, что важнейшей задачей руководителя здесь является обеспечение выбора эффективной стратегии комплексной автоматизации и выполнения ее основных положений. Одним из основных элементов стратегии автоматизации является выбор подхода к построению системы комплексной автоматизации. Этот вопрос мы рассмотрим в следующей главе книги.