Глава 3. Выбор подхода к автоматизации управления бизнесом

В этой главе мы коротко расскажем о развитии подходов к автоматизации, рассмотрим преимущества и недостатки различных подходов к автоматизации, используемых сегодня, и выберем подход, который, с нашей точки зрения, можно рекомендовать для рассматриваемых в книге типов предприятий.

3.1 Немного истории

В истории развития отечественных систем автоматизации управления предприятием можно выделить четыре периода – от семидесятых до конца девяностых годов.

Семидесятые и первая половина восьмидесятых годов

Период расцвета создания так называемых автоматизированных систем управления предприятиями (АСУ или АСУП). Этой работой на бюджетной основе занимались многие десятки специализированных отраслевых научно-исследовательских институтов и других организаций СССР. Ряд организаций разрабатывали подобные системы для себя самостоятельно.

Создаваемые системы были реализованы на так называемых «больших ЭВМ» (или, как еще говорят, «мейнфреймах») и предназначались, как правило, для автоматизации трудоемких рутинных вычислительных и информационных процессов (ведение нормативно-справочной базы данных, планирование производственных и людских ресурсов, учет движения кадров, расчет заработной платы и т.п.). Экономический эффект от внедрения АСУ и срок окупаемости установленного оборудования и программного обеспечения рассчитывались, как правило, исходя из показателей снижения трудоемкости обработки информации и высвобождения персонала.

Эти АСУ или вообще не выполняли, или недостаточно способствовали реализации собственно функций управления, и их название по сути не отражало действительного назначения и областей применения систем.

С крахом ЕС ЭВМ и резким сокращением финансирования в конце восьмидесятых годов эти работы в государственном масштабе были постепенно прекращены.

Вторая половина восьмидесятых годов

С развитием кооперативного движения и постепенным распространением персональных компьютеров в России появляются сотни мелких частных фирм, предлагающих услуги по автоматизации бухгалтерского, складского, кадрового и других видов учета. Разрабатываемые системы были ориентированы, как правило, на конкретного потребителя и не охватывали задач управления предприятием в целом. Впрочем, это и не было особенно нужно в тот момент, поскольку основной платежеспособный спрос был сосредоточен в среде малых предприятий.

Первая половина и середина девяностых годов

Наиболее успешно функционирующие и дальновидные из фирм, предлагавших указанные выше услуги, преобразуются в компании, выпускающие на рынок тиражируемые программные продукты для автоматизации отдельных видов учета. Эти программы разрабатываются на основе опыта создания систем для конкретного заказчика и ориентированы на решение задач, характерных для многих потенциальных потребителей. Относительная легкость и небольшие сроки освоения подобных систем в сочетании со сравнительно небольшой ценой делают их достаточно популярными не только в сфере малого бизнеса, но и на многих средних по величине предприятиях. Тиражи некоторых подобных систем измеряются тысячами копий. Однако собственно задач автоматизации управления предприятием эти системы по-прежнему не решают.

Конец девяностых годов

По мере развития предпринимательства и роста российских компаний возможности существовавших тиражируемых систем в ряде случаев перестают удовлетворять требованиям потенциальных заказчиков. Активно развивающимся предприятием в условия конкурентной борьбы и ограниченности ресурсов становятся необходимы системы автоматизации, обеспечивающие интегрированное ведение различных видов учета и информационную поддержку принятия управленческих решений. Ряд разработчиков систем автоматизации соответственно расширяет функциональные возможности своих продуктов или создает новые системы. В результате на рынке появляется новый вид систем, особенностью которых является наличие, с одной стороны тиражируемого ядра, в потенциале обеспечивающего выполнение значительно большего числа функций, чем у традиционных тиражируемых систем, а с другой – более гибких средств настройки системы на конкретные особенности бизнеса заказчика. В дальнейшем подобные системы мы будем называть интегрированными адаптируемыми системами.

На современном этапе при разработке систем автоматизации управления предприятием используются несколько исторически сложившихся подходов. Основные особенности этих подходов мы рассмотрим в следующем разделе.

3.2 Подходы к созданию автоматизированной системы

В настоящее время существуют различные подходs к построению КИС, отличающиеся признаками, положенными в основу классификации. С практической точки зрения нам представляется целесообразным взять за основу классификации этих подходов признак использования тиражируемых программных средств. Полученная таким образом схема классификации подходов к построению КИС приведена на рис. 3.1.

В соответствии с этой схемой при выборе подхода к построению КИС решается вопрос о возможности использования существующих на рынке тиражируемых систем или необходимости создавать уникальную систему, полностью ориентированную только на задачи конкретного предприятия. После принятия соответствующего решения рассматриваются варианты реализации системы в рамках выбранного направления.

Рис. 3.1. Подходы к построению КИС

Разумеется, эта схема, как впрочем и любая другая классификация, в определенной степени условна, поскольку реальная жизнь, как правило, не укладывается в формальные схемы. Можно представить себе некоторые промежуточные варианты подходов к построению КИС, не отраженные этой классификацией. Тем не менее приведенная схема позволяет, на наш взгляд, выделить основные особенности существующих на сегодня подходов к построению КИС. Рассмотрим выделенные на схеме варианты подробнее.

3.2.1 Самостоятельная разработка

Данный подход предполагает разработку КИС собственными силами, без привлечения сторонних организаций и приобретения тиражируемого прикладного программного обеспечения. Исторически это первый из сложившихся подходов к построению систем автоматизации учета и управления. Он, разумеется, имеет право на существование и сегодня; и на первый взгляд даже является достаточно заманчивым для руководства ряда предприятий, имеющих в штате программистов. Однако использование этого подхода для большинства предприятий в перспективе может привести к бесполезной трате времени и средств. Позволим себе привести следующий пример.

Государственное предприятие прошло этап акционирования и в той или иной степени перепрофилировало область деятельности. На смену наукоемким технологиям пришел выпуск несложной в техническом плане продукции, пользующейся спросом на рынке (например, вместо координатных устройств ввода для оцифровки картографической информации выпускаются кассовые окна и лотки для пунктов обмена валюты). Объемы производства и сбыта растут, однако постепенно возрастает и конкуренция, встает вопрос о повышении эффективности управления для снижения издержек и себестоимости продукции. В этом случае аргументом, выдвигаемым руководителем в пользу самостоятельной разработки КИС, часто может являться, например, следующее соображение: незачем тратить деньги на приобретение программ и услуги сторонних организаций, когда у нас есть свои программисты, которые и так получают зарплату (и которых иногда просто нечем занять!). Руководитель этих программистов часто поддерживает такое мнение руководства, поскольку заинтересован в получении длительного источника финансирования своего коллектива, и заявляет, что в состоянии построить КИС, полностью удовлетворяющую особенностям предприятия. В результате коллектив, который до этого вполне успешно занимался, например, разработкой программ для микропроцессорных систем управления прецизионным оборудованием, прочитав несколько книжек, принимается за создание КИС. Это один из самых ярких примеров неудачного подхода к созданию КИС, поскольку результаты подобной работы на 99% будут «выброшены в корзину» из-за отсутствия необходимого уровня квалификации и опыта разработки.

Некоторые читатели могут возразить, что в приведенном примере отражен некий «вырожденный случай» и аргументами в пользу самостоятельной разработки могут служить, в частности, недостаточные качество и надежность тиражируемых средств. Однако в любом случае вы должны учитывать следующие недостатки этого подхода. Разрабатывающие систему сотрудники будут оторваны от своих прямых обязанностей по эксплуатации уже функционирующих программ, проект может сорваться из-за ухода одного-двух ведущих специалистов или нехватки сил для построения действительно мощной системы (практика показывает, что для создания КИС, отвечающей современным требованиям, необходимы десятки и сотни человеко-лет).

Здесь нельзя не отметить еще одно обстоятельство. При самостоятельной разработке системы часто (явно или неявно) имеется ввиду ее дальнейшее коммерческое распространение. Нужно сразу сказать, что в сегодняшних условиях подобные надежды вряд ли имеют основания. Слишком велика в настоящее время конкуренция и требования к качеству систем, чтобы рядовая «доморощенная» система имела реальные шансы на коммерческий успех.

Мы позволим себе выразить мнение, что для предприятий, рассматриваемых в этой книге, все соображения по возможной экономии средств, полного соответствия создаваемой системы особенностям бизнеса и пр. при самостоятельной разработке КИС являются мифом. В большинстве случаев для этих предприятий такой подход будет наиболее дорогим, длительным по срокам реализации и рискованным в смысле достижения поставленных целей.

Потенциально эффективным этот подход может быть для крупных предприятий, имеющих большой коллектив разработчиков, уже обладающих опытом разработки и внедрения комплексных систем автоматизации.

3.2.2 Заказные системы

При данном подходе вы заказываете разработку КИС, как, например, заказывают нестандартную мебель. Это второй исторически сложившийся подход к построению КИС. В «чистом виде» он предполагает разработку системы, полностью соответствующей особенностям конкретного предприятия, что и является его основным преимуществом. В потенциале этот подход характеризуется сравнительно меньшей стоимостью и меньшими сроками реализации, чем самостоятельная разработка.

В современных условиях при выборе этого подхода мы рекомендуем вам учитывать следующие его технологические и организационные особенности.

С технологической точки зрения наивно полагать, что разработчики будут создавать заказанную вами систему действительно «с нуля» (а если вдруг и будут, то это явный путь к провалу проекта). У них наверняка есть заранее наработанные решения, которые будут адаптироваться к вашим требованиям. Таким образом, во многих случаях сегодня «заказная» разработка фактически сводится к неявному использованию тиражируемых систем, которые имеются в распоряжении исполнителя. Результат разработки в этот случае во многом будет определяться качеством этих систем. Поэтому прежде чем остановиться на данном подходе имеет смысл внимательно познакомиться с возможностями построения КИС с явным применением тиражируемых средств, поскольку эти варианты могут быть дешевле при той же функциональности и надежнее в связи с применением широко апробированных решений.

С организационной точки зрения этот подход может быть реализован двумя способами: создание временного коллектива разработчиков на вашем предприятии путем привлечения специалистов со стороны и заключение договора со специализированной фирмой. Несмотря на то что первый способ может оказаться существенно дешевле (программистов, ищущих дополнительные заработки, в России хватает), мы настоятельно не рекомендуем его использовать. После окончания разработки (даже при ее успешном завершении) вы скорее всего останетесь с системой «один на один», поскольку созданный временный коллектив может распасться или заняться другими (например, более выгодными для него материально) делами. Можно, конечно, иметь в виду создание этим коллективом на основе вашей системы тиражируемого продукта и последующее участие вашей фирмы в его продажах. Но это уже тема для совсем другого разговора.

В целом с учетом высказанных выше соображений использование подхода с разработкой заказных КИС можно рекомендовать предприятиям с действительно уникальными особенностями бизнеса.

(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>)

3.2.3 Тиражируемые (коробочные) продукты

При использовании этого подхода вы приобретаете программы автоматизации различных видов хозяйственного учета так же, как например, офисные программы или компьютерные игры. В ряде случаев программы поставляются в красочно оформленной упаковке (коробке), откуда, собственно, и пошло их название. В комплект поставки входит более или менее подробная инструкция по установке и эксплуатации программы, пользуясь которой в большинстве случаев можно достаточно быстро ввести эту программу в эксплуатацию.

Основными преимуществами подобного подхода являются сравнительно низкая стоимость программ, простота и, соответственно, небольшие сроки их освоения и, в ряде случаев, хороший сервис по сопровождению обновления версий программного обеспечения. Кроме того, продукты ведущих фирм тиражируются в больших количествах, следовательно можно ожидать, что они хорошо апробированы и не содержат часто проявляющихся ошибок.

Единственным недостатком такого подхода является то, что собственно КИС с его помощью практически создать не удается. Это объясняется недостаточной функциональностью и масштабом «коробочных» продуктов, а также проблемами совместимости систем различных производителей.

Использование коробочных продуктов целесообразно для малых предприятий и на средних предприятиях на начальных стадиях автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.

3.2.4 Адаптируемые интегрированные системы

Подход к построению КИС с применением адаптируемых интегрированных систем, которые, как мы уже говорили, появились на российском рынке во второй половине 90-х годов, удачно сочетает ряд преимуществ уже рассмотренных нами подходов и свободен от их основных недостатков. Это, на первый взгляд, не совсем очевидное обстоятельство объясняется особенностями построения адаптируемых интегрированных систем, которые, если не вдаваться в технические подробности, состоят в следующем.

Во-первых, как мы уже отмечали в обзоре развития систем автоматизации, основу адаптируемой интегрированной системы составляет тщательно проработанное и предназначенное для тиражирования программное ядро. Это ядро изначально функционально ориентировано на возможность обеспечения комплексной автоматизации управленческого и других видов учета, данные которых необходимы в КИС. Таким образом наличие этого ядра с одной стороны в потенциале обеспечивает интегрированным системам такие преимущества тиражируемых систем, как использование апробированных решений и, с другой – устраняет недостаточный уровень функциональности и проблемы совместимости «коробочных» продуктов.

Во-вторых, адаптируемые интегрированные системы содержат гибкие средства настройки характеристик и возможностей создаваемой КИС на особенности бизнеса конкретной организации. Поэтому при таком подходе к разработке КИС появляется возможность удовлетворения требований заказчика, как это характерно для самостоятельно разрабатываемых или заказных систем, но сроки и риск неудачного выполнения работ здесь могут быть существенно сокращены за счет использования апробированного тиражируемого ядра.

В результате, КИС, построенные с использованием этого подхода отличаются сравнительно небольшим временем разработки, эффективностью решения задач автоматизации управления и сравнительной простотой модификации при изменении организационной структуры предприятия или существующих бизнес-процессов.

Отмеченные преимущества подхода к построению КИС с применением адаптируемых интегрированных систем позволяют рекомендовать его использование большинству из рассматриваемого в книге вида предприятий.

Как видно из приведенной выше схемы, адаптация интегрированной системы в принципе может производиться как силами заказчика, так и силами сторонней фирмы. Далеко не все из рассматриваемых в книге предприятий обладают специалистами, квалификация которых позволяет самостоятельно провести адаптацию, поскольку, как мы увидим ниже, это достаточно емкий процесс, в котором необходимо учитывать целый ряд факторов. В рамках данного подхода для большинства из рассматриваемых в книге предприятий можно рекомендовать использование адаптируемых интегрированных систем с настройкой разработчиком или третьей (но обязательно специализированной) фирмой. Особенности построения КИС на основе адаптируемых интегрированных систем мы рассмотрим в следующем разделе.

3.3 Адаптируемые интегрированные системы как платформа современных комплексных систем автоматизации

Разработка КИС на базе адаптируемых интегрированных систем ведется, как правило, на основе соответствующего договора между заказчиком и исполнителем. Содержание этих договоров при работе с различными поставщиками систем может, естественно, быть достаточно разнообразным. Однако практика показывает, что процесс создания КИС на базе адаптируемых интегрированных систем в общем случае включает в себя несколько этапов.

• Заключение договора. Это очень важный и ответственный этап, который в ряде случаев может определить успех или неудачу всей дальнейшей работы.
• Обследование предприятия. Целью обследования является получение материалов для оценки эффективности управленческо-организационных механизмов компании, способов ведения работ, выполнения бизнес-процессов, принятых в конкретной компании, принятых схем учёта, используемой информации для принятия решений, т.е. общей технологии работы.
• Проектирование модели бизнеса. Строится модель функционирования компании в том виде, в каком этот процесс должен быть после устранения проблем, обнаруженных на этапе обследования.
• Консультации. Несмотря на то, что этот этап выделен у нас отдельным пунктом, консультации могут осуществляться на протяжении всего проекта, параллельно с другими работами, например, по вопросам постановки управленческого и других видов учета, минимизации налогообложения, юридическо-правовым нормам и т.п.
• Настройка автоматизированной системы на модель бизнеса. На этом этапе происходит собственно адаптация интегрированной системы исходя из построенной модели бизнеса. Работа здесь выполняется в основном исполнителем. Заказчик может использовать это время для реорганизации управления в соответствии с построенной моделью бизнеса.
• Технологическое внедрение. На этом этапе проводится установка у заказчика необходимого оборудования и соответствующих программ. Этап для крупных проектов может выполняться последовательно. Здесь же проводятся обучение пользователей работе с новой системой и ее опытная эксплуатация, по результатам которой могут вноситься определенные изменения в настройки системы. Этап завершается передачей системы в плановую эксплуатацию с оформлением соответствующих документов.
• Сопровождение и развитие. В зависимости от условий договора на создание системы могут осуществляться необходимые консультации, поставка обновленных версий программных модулей, разработка при необходимости, новых функциональных модулей и т. д.

Отметим, что у различных поставщиков адаптируемых интегрированных систем наименования этапов и состав работ на этих этапах могут отличаться от приведенных выше. Однако суть дела при этом не меняется, хотя вопрос о полноте оказываемых исполнителем услуг при создании КИС в практическом плане является весьма важным. Общие, с нашей точки зрения, требования к составу работ на перечисленных этапах, а также пример с детальным перечнем этих работ, выполняемых одной из конкретных фирм, мы рассмотрим во второй части книги.