Глава 5. Требования к системам комплексной автоматизации

В первой части книги мы сделали вывод о том, что для рассматриваемого нами класса предприятий в качестве основы комплексной автоматизации управления целесообразно использовать одну из имеющихся сегодня на рынке адаптируемых интегрированных систем. Выбор конкретного варианта такой системы –один из самых ответственных моментов автоматизации управления бизнесом. В этой части книги мы постараемся дать некоторые рекомендации по решению этой проблемы.

Чтобы выбрать систему, позволяющую эффективно решить задачи автоматизации управления бизнесом, необходимо не только иметь представление о рынке систем, но и знать реальные особенности и потребности компании. Отметим, что, при всей очевидности этого соображения на практике предприятия нередко приобретают интегрированную систему основываясь, только на рекламных материалах поставщиков, а затем выясняют, что же им нужно на самом деле.

Итак, прежде всего нужно сформировать ориентировочные требования к КИС, которую вы хотите создать на своем предприятии, а затем на их основе выдвинуть требования к приобретаемой интегрированной системе. Наполнив эти требования конкретным содержанием, которое определяется особенностями вашего бизнеса, вы сможете получить определенную основу для выбора интегрированной системы.

Далее следует еще раз отметить, что процесс автоматизации можно разделить на два основных этапа – выбор конкретной интегрируемой системы из имеющихся на рынке и собственно процесс адаптации и внедрения системы. Эти этапы тесно взаимосвязаны. Здесь важно иметь ввиду, что полная стоимость комплексной автоматизации складывается из стоимости этих этапов. При этом стоимость второго этапа может в несколько раз превышать стоимость приобретения модулей системы. В третьем разделе этой главы мы рассмотрим обобщенный перечень и краткое содержание услуг, которые, с нашей точки зрения, должны проводиться на этапе внедрения. Надеемся, что приведенные сведения послужат вам в качестве дополнительных критериев при выборе варианта интегрированной системы.

Две последующие главы книги содержат материалы, иллюстрирующие практическую реализацию основных положений гл. 5 на примере конкретной системы. В качестве этой системы выбрана система комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия AVACCO. Аргументами в пользу подобного выбора нам послужили следующие соображения. С одной стороны, вопросы применения известных систем автоматизации широко освещены в печатных изданиях и Интернете, и здесь нет необходимости повторяться, с другой – система  AVACCO содержит ряд интересных функциональных и технологических особенностей, что делает ее перспективной в части эффективной реализации комплексных систем управления для широкого круга предприятий и обеспечения дальнейшего развития этих систем.

5.1 Требования к системе комплексной автоматизации в целом

Поскольку основой для определения требований к интегрированной системе являются требования к системе автоматизации, которая будет построена на ее основе, в 5.1 мы кратко рассмотрим порядок определения общих требований к КИС. Напомним, что поскольку комплексная автоматизация управления в первую очередь является инструментом руководителя, вы должны принимать самое непосредственное участие в разработке этих требований.

Как показывает практика, при разработке требований к системе особое внимание целесообразно уделить следующим:

• Функциональные требования. Здесь необходимо отразить задачи системы по автоматизации координации взаимодействия служб предприятия и обеспечения информационной поддержки для принятия руководством управленческих решений. Простейший пример: если система предполагает вместо заполнения документов авторучкой просто формирование их вручную на экране компьютера без дальнейшей взаимосвязанной обработки, вряд ли она принесет вам пользу.
• Отражение специфики бизнеса. Попросту говоря, система должна не мешать, а помогать работать персоналу предприятия. Внедрение системы не должно повлечь за собой необходимости выполнения сотрудниками дополнительных, не свойственных их профессиональным обязанностям операций.
• Простота перехода на новую систему. Здесь можно отразить такие требования, как удобство использования, квалификация персонала, легкая обучаемость, привычность используемой терминологии и интерфейсов пользователя программных средств.
• Возможность получения полной связной разносторонней отчетности. Эта группа требований может определять как заранее заданные состав и виды стандартных отчетов, формируемых системой, так и возможность формирования различных видов отчетной информации по запросам потребителей. В последнем случае содержание и форма отчета выбираются системой в зависимости от характеристик, указанных в запросе.
• Преемственность данных из старых систем. Если на вашем предприятии уже функционируют локальные автоматизированные системы, здесь следует определить, будут ли они использоваться после внедрения новой системы. Если будут, то нужно указать, какие данные из этих систем должны использоваться новой системой, и наоборот. Если старые системы использоваться не будут, нужно указать, следует ли единовременно ввести данные из старых систем в новую для обеспечения преемственности.
• Получение отчетности в стандартных редакторах. Вряд ли вас устроит ситуация, когда автоматизированная система позволяет только распечатать отчетную информацию, да еще и только в одном, жестко определенном виде. В этом случае при формировании комплексных отчетов вашим сотрудникам придется выполнять до обидного глупую работу по перепечатке вручную данных из различных документов. Поэтому стоит задуматься о наличии в системе возможности выдавать отчетные данные в форматах распространенных текстовых редакторов (например, Microsoft Word) и(или) электронных таблиц (например, Microsoft Excel).
• Минимизация персонала. Здесь могут быть сформулированы требования по сокращению числа сотрудников, занятых выполнением определенных видов деятельности, после внедрения автоматизированной системы.
• Возможности удаленного доступа. В этой группе могут быть приведены требования, определяющие работу с удаленными филиалами, а также возможность удаленного доступа сотрудников к системе. Например, ряд современных систем обеспечивает возможность доступа с использованием Интернета. В этом случае сотрудник или руководитель предприятия, находящийся, скажем, в командировке, может работать с системой практически так же, как он работал бы с ней, находясь в своем офисе.
• Безопасность. Здесь можно отразить две группы требований. Первая будет определять особенности защиты информации в системе от разрушения при сбоях и отказах оборудования (резервное копирование и т.п.), а вторая – особенности защиты информации от несанкционированного доступа с целью злоупотреблений или деструктивных воздействий (разграничение прав доступа к информации и др.).
• Использование специализированного оборудования. Если особенности бизнеса вашей организации предполагают применение кассовых аппаратов, сканеров штрих-кодов и другого специализированного оборудования, здесь указывается тип оборудования и ориентировочное количество используемых устройств каждого типа.
• Бюджет и сроки внедрения системы. Здесь следует указать ориентировочную сумму, которой вы по тем или иным причинам считаете целесообразным ограничить затраты на создание автоматизированной системы управления, а также предполагаемые исходя из конкретных особенностей состояния вашего бизнеса сроки выполнения работ.

Следует, вероятно, еще раз подчеркнуть, что здесь дана только канва для определения требований к системе в целом. Перечисленные выше общие группы требований должны быть не просто продекларированы, а наполнены конкретным количественным или качественным содержанием. Только при этом условии данные требования могут послужить одной из реальных основ выбора адаптируемой интегрированной системы и организации процесса ее внедрения. Кстати говоря, в каждом конкретном случае может быть изменено ранжирование приведенных выше групп требований, а при необходимости введены новые группы, определяемые спецификой предприятия.

В организационном плане для решения вопросов выбора системы целесообразно организовать рабочую группу, включающую, например, представителей бухгалтерии, финансовой дирекции, отдела по работе с клиентами и поставщиками, отдела информационных технологий и др. (список может быть уточнен в зависимости от особенностей предприятия). Эта группа должна изначально обладать директивной информацией по поиску системы (сколько готовы потратить, что хотим автоматизировать, какую информацию нужно получать, какой персонал будет задействован и др.) или подготовить такую информацию на начальном этапе работы. Основной задачей этой группы должно явится обоснование выбора конкретной системы на основе анализа характеристик систем, имеющихся на рынке, и требований к системе, вытекающих из задач автоматизации управления на вашем предприятии. В дальнейшем эта группа может войти в проектную команду, непосредственно занимающуюся вопросами адаптации и внедрения выбранной системы.

Отметим, кстати, что процесс определения требований к КИС в целом может носить итеративный характер. Ряд первоначально сформулированных требований в последствии в результате контактов с консалтинговыми фирмами или поставщиками интегрированных систем может быть некоторым образом изменен. При этом, однако, важно, чтобы руководитель предприятия за всеми «умными» словами, которые могут на него обрушиться в процессе этих контактов, не потерял основной нити своих соображений по поводу необходимости и целей создания КИС на предприятии.

5.2 Требования к адаптируемой

интегрированной системе, выбираемой

в качестве инструмента реализации

комплексной системы управления

В этом разделе мы рассмотрим основные современные требования к адаптируемым системам комплексной автоматизации. В дальнейшем степень соответствия системы рассмотренным требованиям может послужить вам критерием при выборе конкретного варианта системы.

Из сформулированного в предыдущем разделе списка общих требований к системе автоматизации в целом вытекают следующие требования к интегрированной системе, которые необходимо учитывать при ее выборе.

• Возможности адаптации. Здесь имеется ввиду гибкость  настройки программного обеспечения системы под специфику бизнеса конкретного предприятия.
• Комплексность. Здесь следует остановиться на двух аспектах. С одной стороны, нужно учитывать степень охвата системой направлений деятельности, характерных для вашего предприятия. Программное обеспечение интегрированной системы должно охватывать все аспекты вашего бизнеса и чем полнее это делается, тем лучше. С другой стороны, масштаб приобретаемой интегрированной системы должен соответствовать масштабу актуальных для вашего предприятия задач. В противном случае возможны непроизводительные затраты на приобретение системы. Кстати, при определении этих требований нужно учитывать не только то, что умеет делать система, но и то, насколько удобно для вас она это делает.
• Открытость. Это требование подразумевает свободное взаимодействие программного обеспечения системы с другими приложениями как на уровне обмена данными, так и на уровне обмена различного рода управляющими воздействиями (например, запуск приложений и др.).
• Аналитичность. Это требование подразумевает предоставление качественной аналитической информации на различных уровнях управления.
• Эргономичность интерфейса. Современные средства разработки программного обеспечения позволяют реализовать самые изощренные варианты интерфейса пользователя, в том числе и настолько вычурные, что разобраться в них не сможет и сам разработчик через полгода после сдачи системы. Однако в системе по возможности должны применяться стандартизованные средства интерфейса пользователя, соответствующие характеру выполняемых человеком операций.
• Особенности решения проблемы распределенности бизнеса. Здесь имеются в виду конкретные требования по возможности работы с распределенными базами данных, использованию доступа с применением Интернета, возможностям консолидации отчетности при наличии удаленных филиалов и т.п.
• Защищенность данных. Особое внимание здесь следует уделить порядку назначения и реализации прав доступа к информации.
• Соотношение: цена – качество. Это интегрированный критерий, который далеко не всегда можно выразить количественно. Однако на понятийном уровне смысл его достаточно прозрачен. Приведем простые примеры. Если при прочих равных условиях одна из предлагаемых систем дешевле другой, то приобретать ту систему, которая дороже, не имеет практического смысла. Если более дорогая система выполняет ряд функций, которые вы не будете использовать, то ее приобретение тоже вряд ли целесообразно. С другой стороны, следует избегать случаев неоправданной экономии при приобретении интегрированной системы. Практика показывает, что в дальнейшем это может повлечь куда более значительные затраты.

(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) Анализируя полноту выполнения перечисленных требований в конкретной интегрированной системе, вы можете определить, насколько вам подходит та или иная система. Рекомендуем вам познакомиться с примером анализа выполнения этих требований в конкретной системе в гл. 6.

5.3 Основные услуги, предоставляемые

в процессе адаптации и внедрения

адаптируемых систем

Разработка КИС на базе адаптируемых интегрированных систем ведется, как правило, на основе соответствующего договора между заказчиком и исполнителем. Содержание этих договоров при работе с различными поставщиками систем может, естественно, быть достаточно разнообразным. Здесь приводится характеристика полного комплекса услуг, который, с нашей точки зрения, должен оказываться поставщиком системы потребителю. Состав этого комплекса услуг выбран на основе критического анализа вариантов внедрения различных систем, присутствующих на отечественном рынке. В соответствии с особенностями предприятия можно выделить из приведенного перечня необходимые услуги. Наличие и качество выполнения этих услуг может являться одним из критериев выбора вами адаптируемой интегрированной системы.

5.3.1 Управленческо-организационный

консалтинг

Этот вид услуг подразумевает под собой консультации по вопросам организации бизнес-процессов, управленческого учёта, организации процесса реформирования компании. В общем случае он может включать ряд работ, рассмотренных ниже.

• Экспертная диагностика вашего бизнеса в целом. Это не финансовый анализ деятельности компании по каким то показателям, а экспертная оценка эффективности управленческо-организационных механизмов компании, способов ведения работ, выполнения бизнес-процессов. Фигурально выражаясь, это взгляд независимых экспертов на деятельность компании. Процессу экспертной диагностики может сопутствовать и финансовый анализ эффективности протекания бизнес-процессов, хотя, как показывает практика, его по разным причинам не всегда возможно осуществить. Именно на этом этапе выявляются истинные проблемы компании и намечаются контуры путей их решения. В зависимости от особенностей текущего состояния и областей деятельности предприятия работы по экспертной оценке могут выполняться в разных масштабах и с разной детализацией.
• Формирование и организация работы проектной команды. Подразумевается организация обсуждений, постановка проблематики, генерирование предварительных предложений. Задача проектной команды – непосредственное участие в выработке решений проблем и воплощение этих решений в жизнь.
• Обучение. Здесь имеется в виду не обучение работе с конкретной системой, а обучение лиц из проектной команды новым способам и концепциям управления, анализа, планирования.
• Специализированные консультации по различным вопросам. Сюда относят, например, постановки отдельных видов учета, минимизации налогообложения и т.п.
• Формирование концептуальной модели бизнеса «как должно быть». Включает все принятые решения по вопросам реорганизации и решения имеющихся проблем. Модель обычно содержит описание всех процессов и всех их этапов, описание ролей, обязанностей, полномочий, а также описание механизмов анализа, планирования, управления, контроля и требования к отчётности. Этот документ ориентирован в первую очередь на представителей бизнеса и будет им полезен ещё до момента внедрения КИС.
• Определение необходимости автоматизации и выбор интегрированной системы.

Возможно, что последний вид работ может вызвать определенное недоумение. Но управленческо-организационный консалтинг может и не быть связан с конкретной интегрированной системой. Для его проведения можно воспользоваться услугами одной из так называемых независимых консалтинговых организаций или групп. Если же работы по управленческо-организационному консалтингу проводятся непосредственно поставщиком интегрированной системы, то последний вид работ подразумевает оценку пригодности данной системы для автоматизации задач управления на конкретном предприятии.

В любом случае документы, созданные на этом этапе, могут служить в дальнейшем для формирования технического задания (ТЗ) на настройку конкретной системы автоматизации. Отметим, кстати, что именно по результатам управленческо-организационного консалтинга предприятие может отказаться от приобретения конкретного варианта системы или от автоматизации в целом, не доходя до следующих, более дорогостоящих этапов.

5.3.2 Технологические услуги

Здесь имеется в виду комплекс услуг, связанных с использованием конкретных технических и программных средств, который может включать следующие работы:

• формирование ТЗ на настройку конкретного ПО для обеспечения функционирования модели бизнеса в полном объёме в соответствии с построенной ранее моделью «как должно быть»;
• настройку системы в соответствии с ТЗ, тестирование системы, формирование документации;
• обеспечение подключения специализированного оборудования клиента;
• обеспечение автоматического (по возможности) переноса справочных данных из старых систем в новую;
• экспертную оценку состояния технических средств клиента и консультации по поводу модернизации средств или закупки новых;

Отметим, что некоторые из перечисленных услуг могут предоставляться независимо от других.

5.3.3 Внедрение (установка, монтаж, пусконаладка)

Этот вид услуг обычно осуществляется той же организацией, которая осуществляет рассмотренные выше технологические услуги. Здесь имеется в виду непосредственное внедрение КИС в компании. В общем случае это внедрение может осуществляться в несколько этапов, но оно обычно включает следующие виды работ:

• установку ПО на конкретных рабочих местах, тестирование его работоспособности;
• обучение пользователей работе с системой – в отличие от обучения на этапе управленческо-организационного консалтинга, это обучение направлено именно на освоение пользователями правил работы с конкретной системой, уже адаптированной к особенностям бизнеса предприятия;
• опытную эксплуатацию системы;
• передачу системы в плановую эксплуатацию – в зависимости от конкретной ситуации может проводиться единовременно или поэтапно;

5.3.4 Сопровождение и развитие

Этот вид работ обычно осуществляется теми же, кто осуществляет технологические услуги и включает:

• разработку новых функциональных модулей по заказу клиента, коррекцию модели бизнеса;
• поставку новых версий;
• информирование о новинках в системе;
• консультации по техническим вопросам, связанным с эксплуатацией системы;
• выезды специалистов для выполнения разовых работ;
• бизнес консультации различного рода;

Как и для предыдущих видов услуг, некоторые из этих услуг могут предоставляться независимо от других.

Практический пример анализа состава услуг, предоставляемых при внедрении конкретной адаптируемой интегрированной системы, мы рассмотрим в гл. 7.